Khái niệm và quy trình xử lý Booking Confirmation

Booking là thủ tục quan trọng trong quy trình vận tải biển đối với hàng xuất khẩu. Booking confirmation là xác nhận đơn đặt hàng của chủ hàng đặt chỗ với hãng tàu vận chuyển quốc tế (chở hàng xuất nhập khẩu). Để hiểu hơn về booking confirmation là gì và quy trình xử lý ra sao hãy theo dõi các thông tin hữu ích dưới đây.

Từ các forwarder (hãng vận tải), khách hàng sẽ lấy booking bằng cách đến lấy trực tiếp từ hãng tàu, airline, nhưng trường hợp này ít. Booking là công việc rất dễ dàng, điều quan trọng là phải chọn được hãng tàu nào hợp lý, và phải book sớm vì bạn là khách hàng trực tiếp.

Booking confirmation  là gì

Booking là hoạt động đặt chỗ tại một nơi nào đó VD như hãng tàu,
bến cảng, nhà hàng – khách sạn, vé máy bay… (Ảnh: Internet)

Theo đó, sau khi chấp nhận giá bộ phân kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request (yêu cầu đặt hàng) của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ. Lúc này, việc quan trọng là hãng tàu có chấp nhận việc đặt chỗ hay không. Nếu hãng tàu xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gởi booking confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng.

Như vậy, booking confirmation rỗng này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), cảng chuyển tải (port of discharge (nếu có), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (losing time)… Khách hàng sẽ nhận được thông tin booking confirmation của của hãng tàu từ nhân viên kinh để khách hàng sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.

Trong trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận chuyển nội địa của công ty thì bạn sẽ gởi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty.

Nhân viên phòng giao nhận sẽ là người tiếp theo trong chuỗi booking này, người sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng. Sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó.

Hướng dẫn lập booking profile

Booking profile được nhân viên kinh doanh lập để kê khai sơ lược thông tin về lô hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp. Những thông tin trên booking profile gồm có:

• Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax.
• Tên hãng tàu.
• Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy.
• Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect).
• Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…

quy trình xử lý Booking confirmation

Với một vài thao tác trên máy tính, bạn dễ dàng booking online (Ảnh: Internet)

Quy trình lấy booking

Quy trình lấy booking không khó, quan trọng là phải kiểm tra thông tin chính xác trước khi booking. Quy trình gồm có 3 bước như sau:

1. Sauk hi chốt lịch xuất hàng, nhà xuất khẩu gửi yêu cầu lấy booking bao gồm các thông tin của lô hàng như cảng đi, cảng đến, số lượng, loại container, ngày đi, yêu cầu về chỗ cấp container rỗng – hạ container, về freetime cảng đi cảng đến…

2. Sau khi kiểm tra đầy đủ các thông tin, đồng ý cấp booking, khách hàng sẽ được nhận booking confirmation và parking list, theo form của hãng.

3. Duyệt lệnh tại văn phòng của hãng tàu sau đó rấy rỗng đóng hàng.

Sau này, booking confirmation còn được sử dụng để chỉ việc xác nhận đặt phòng khách hàng, đặt bàn tại nhà hàng… Việc booking online cũng được sử dụng nhiều nhằm tiết kiệm thời gian, giao dịch nhanh gọn nhất là đối với những ai du lịch ai, du lịch nước ngoài.

Hy vọng với thông tin hữu trên, Firenze Welcom Hotels giúp bạn hiểu được booking là gì và booking confirmation là gì. Việc booking chỗ ở các hãng tàu cần kê khai rõ ràng hàng hóa, thời gian, địa điểm cảng đi, cảng đến… quan trọng là phải kiểm tra thật kỹ thooing tin trên booking confirmation được gửi từ hãng tàu hoặc nhà hàng – khách sạn về để chắc rằng không xảy ra bất kỳ sai sót nào.